Cette page explique, simplement et précisément, ce que l'ASCCO fait de vos données personnelles, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD, UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le responsable du traitement des données collectées sur ce site est :
Association
Association Sportive et Culturelle du Centre de Colombier (ASCCO), loi 1901
L'association n'a pas désigné de délégué à la protection des données : pour toute question, écrivez à l'adresse ci-dessus.
2. Quelles données, et dans quelles situations ?
Nous ne collectons que les données nécessaires à chaque démarche. Les voici, situation par situation.
2.1 Simple consultation du site
Consulter le site ne vous demande aucune information. Comme tout serveur web, le nôtre enregistre des journaux techniques (adresse IP, date et heure, page demandée, navigateur), utilisés uniquement pour la sécurité et le bon fonctionnement du site. Les polices de caractères sont hébergées sur notre propre serveur : aucune n'est chargée chez un tiers.
2.2 Adhésion et inscription aux activités (y compris le Carnaval)
Le formulaire d’inscription du site recueille :
pour la personne qui inscrit et paie : adresse e-mail, adresse postale, téléphone (obligatoire dès qu'un enfant est inscrit), langue du site ;
pour chaque personne inscrite : prénom, nom, date de naissance, civilité et nationalité (ces deux dernières sont demandées par la fédération pour la licence) ; un numéro d’adhérent lui est attribué ;
vos choix : activités, cours et formules retenus, rythme de paiement ;
vos accords : acceptation de la présente politique (obligatoire), accord pour l’utilisation des informations de santé (obligatoire dès qu’une personne pratique une activité) et autorisation de droit à l’image (facultative, refusée par défaut), chacun horodaté ;
pour le Carnaval : la décharge de responsabilité acceptée et la mention « lu et approuvé » recopiée, ainsi que, le cas échéant, le nom et les coordonnées d’un sponsor.
Le paiement en ligne se fait sur la page sécurisée de HelloAsso, qui reçoit vos nom, prénom et adresse e-mail ; vos données bancaires sont saisies directement chez HelloAsso et ne transitent jamais par l'ASCCO.
2.3 Informations de santé
Elles ne sont demandées qu’aux personnes qui pratiquent une activité — jamais au parent qui inscrit seulement son enfant, ni à qui adhère sans activité :
les réponses au questionnaire de santé sportif (QS-Sport) ;
le certificat médical, s’il est nécessaire (au moins une réponse « oui » au questionnaire) ;
les allergies et traitements à connaître, si vous choisissez de les indiquer ;
une personne à prévenir en cas d’urgence (nom et téléphone).
Ces informations ne sont consultables que par le bureau de l’association, qui en a besoin pour la sécurité des pratiquants ; chaque consultation d’un certificat médical est enregistrée. Les encadrants des activités n’y ont pas accès, sauf l’équipe du Club ASCCO pour la fiche sanitaire des enfants qu’elle accueille (section 2.6).
2.4 Réservation du court de tennis
Pour réserver, nous recueillons vos prénom, nom et adresse e-mail, votre téléphone si vous le donnez, le créneau choisi et les références de paiement. Après paiement, un QR code d'accès au court est créé dans notre système de contrôle d'accès (UniFi), à vos prénom, nom et adresse e-mail, valable uniquement pendant votre créneau, puis vous est envoyé par e-mail. Les avoirs (par exemple en cas de pluie) sont rattachés à votre adresse e-mail.
2.5 Espace adhérent
L'espace adhérent est facultatif. Il vous permet de retrouver vos inscriptions, vos attestations, votre carte et votre calendrier, et d'écrire au bureau. Il implique :
vos identifiants : adresse e-mail et mot de passe. Le mot de passe n'est jamais conservé en clair : il est protégé par un hachage cryptographique (Argon2id) que ni l'ASCCO ni personne d'autre ne peut relire ;
votre profil : prénom, nom, téléphone, tous facultatifs ;
vos adresses e-mail secondaires, après vérification, pour regrouper des inscriptions faites avec une autre adresse ;
le rattachement d'une carte d'adhérent (par exemple celle de votre enfant), qui exige son numéro d'adhérent, son nom et sa date de naissance ; chaque adresse déjà liée à cette carte en est avertie par e-mail ;
vos sessions : adresse IP, navigateur et dates de connexion, pour protéger votre compte (détection d’accès anormaux, limitation des tentatives) ;
vos messages au bureau et les réponses reçues ; un court extrait de chaque nouveau message vous est envoyé par e-mail.
2.6 Ateliers et Club ASCCO
Pour un atelier, nous recueillons les prénom, nom et adresse e-mail de la personne qui réserve (téléphone facultatif) et, si l'atelier est nominatif, les prénom, nom et date de naissance du participant. Pour le Club ASCCO (accueil d'enfants), la fiche d'inscription de l'enfant comporte en outre : les coordonnées des responsables légaux, l'assurance, l'école et la classe, les personnes autorisées à venir chercher l'enfant, les autorisations (soins d'urgence, départ seul, droit à l'image) et la fiche sanitaire (allergies, régime alimentaire, vaccinations, projet d'accueil individualisé, médecin traitant). Cette fiche est consultée par l'équipe qui encadre les enfants, pour leur sécurité.
2.7 Partenaires publicitaires
Pour un contrat de partenariat (bâche, écran), nous recueillons la raison sociale, l'adresse e-mail et, si vous les donnez, le SIRET, le nom et le téléphone de la personne à contacter, l'adresse et le site web de l'entreprise, ainsi que les visuels fournis. Le nom et le logo de l'entreprise n'apparaissent sur la vitrine publique des partenaires qu'avec son accord et une fois le contrat réglé.
2.8 Cours particuliers de tennis
Pour organiser et rémunérer les cours particuliers, l'entraîneur et le bureau tiennent le nom de l'élève, ses coordonnées, les dates et horaires des cours et leur tarif. L'entraîneur ne voit que ses propres cours.
2.9 Nous écrire
Le formulaire de la page Contact ouvre simplement votre messagerie : rien n’est enregistré sur le site. Si vous nous écrivez à contact@association-ascco.com, nous recevons votre adresse e-mail et votre message, que nous conservons pour vous répondre.
2.10 Photos et droit à l’image
Les photos prises pendant les activités ne sont publiées (site, réseaux sociaux, presse locale) qu'avec l'autorisation de droit à l'image donnée lors de l'inscription, refusée par défaut. Vous pouvez la retirer à tout moment par e-mail : nous retirerons les photos concernées.
Galerie « Souvenirs » : si vous nous proposez des photos sur la page Souvenirs, nous recueillons vos prénom et nom (affichés sous la photo seulement si vous le choisissez), votre adresse e-mail (jamais affichée, elle sert à vous prévenir de la publication), la légende et vos deux accords horodatés (droit de partager les photos, accord des personnes reconnaissables). Dès réception, les photos sont réduites et débarrassées de leurs métadonnées (position GPS, appareil, date). Elles ne sont visibles qu'après validation par le bureau, et sont retirées sur simple demande.
3. Pourquoi, et sur quelle base légale ?
Chaque traitement repose sur l’une des bases prévues par le RGPD :
L'exécution de votre adhésion ou de la prestation demandée : gérer l'adhésion et les inscriptions, organiser les cours et les ateliers, gérer les réservations du court et leur accès, votre espace adhérent, les contrats de partenariat et les cours particuliers.
Des obligations légales : tenir la comptabilité et conserver les factures (Code de commerce) ; établir la licence fédérale de tennis auprès de la Fédération française de tennis et vérifier l'aptitude à la pratique sportive (Code du sport) ; tenir la fiche des enfants accueillis au Club ASCCO.
Votre consentement explicite pour les informations de santé, recueilli par une case dédiée du formulaire d’inscription, ainsi que pour le droit à l’image et l’apparition d’un partenaire sur la vitrine. Vous pouvez le retirer à tout moment.
L'intérêt légitime de l'association : sécuriser le site et les comptes (journaux de connexion et des actions sensibles), vous rappeler un dossier d'inscription non finalisé ou le renouvellement de votre inscription, répondre à vos messages.
4. Les enfants
Les données des enfants sont renseignées par leur parent ou responsable légal, qui doit être majeur pour inscrire et payer. C'est lui qui exerce les droits de l'enfant décrits à la section 10.
5. Qui a accès à vos données ?
Vos données ne sont jamais vendues, louées ni utilisées à des fins publicitaires. Selon la démarche, elles sont accessibles :
au bureau de l'ASCCO, élu par l'assemblée générale, qui gère l'association ;
aux encadrants et intervenantes des activités, pour leur seule activité : nom et date de naissance des participants, coordonnées de la personne à contacter — sans les informations de santé (sauf l'équipe du Club ASCCO, section 2.6) ;
à la Fédération française de tennis, pour établir les licences des joueurs inscrits au tennis (identité, date de naissance, nationalité, coordonnées, attestation de certificat médical) ;
aux autorités, uniquement si la loi l’exige.
Nos prestataires techniques
Ils agissent pour le compte de l’ASCCO, uniquement pour le service décrit, et sont tenus à la confidentialité :
OVH (France) : hébergement du site, de la base de données et des documents (dont les certificats médicaux), réception de nos e-mails ;
Axonaut (France) : établissement et envoi des factures (nom, prénom, adresse e-mail, détail de l’adhésion ou de la prestation) ;
Resend (États-Unis) : envoi des e-mails du site (confirmations, QR codes d'accès, rappels, messages du bureau) ;
UniFi (Ubiquiti) : système de contrôle d'accès du court et des salles, qui reçoit les nom, prénom et adresse e-mail liés à un QR code.
6. Transferts hors de l’Union européenne
Un seul prestataire est établi aux États-Unis : Resend, qui reçoit votre adresse e-mail et le contenu des e-mails qui vous sont adressés. Ce transfert s'appuie sur les garanties prévues par le RGPD que propose ce prestataire (notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne). Toutes nos autres données restent hébergées en France.
7. Combien de temps les conservons-nous ?
Dossiers d'adhésion et d'inscription : pendant la saison, puis 3 ans après votre dernière adhésion ;
Informations de santé (questionnaire, certificat médical, allergies, traitements, personne à prévenir) : pendant la saison concernée, puis supprimées au plus tard un an après sa fin ;
Factures et pièces comptables : 10 ans, comme l’exige la loi ;
Réservations du court : 3 ans (les factures, 10 ans) ; le QR code d'accès n'est valable que pendant le créneau réservé ;
Compte de l'espace adhérent et messages au bureau : jusqu'à la suppression du compte, que vous pouvez faire vous-même depuis l'espace adhérent ;
Sessions de connexion : 30 jours au plus ;
Journaux de sécurité (connexions et actions sensibles, avec adresse IP) : 1 an ;
Journaux techniques du serveur : renouvelés automatiquement au fil de l'eau, jamais archivés ;
Contrats de partenariat : durée du contrat, puis 3 ans (les factures, 10 ans) ;
Photos proposées pour la galerie Souvenirs : tant qu’elles sont publiées, ou jusqu’à votre demande de retrait, avec le nom et l’adresse e-mail de la personne qui les a proposées ;
Sauvegardes : 30 jours.
Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou rendues anonymes.
8. Cookies et stockage dans votre navigateur
Le site n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Il ne dépose que des éléments strictement nécessaires, qui ne demandent pas votre consentement préalable selon les recommandations de la CNIL :
ascco_member_session — cookie posé uniquement quand vous vous connectez à votre espace adhérent ; il ne contient qu'un identifiant aléatoire et expire au bout de 30 jours, ou dès que vous vous déconnectez ;
ascco_admin_session — même rôle, pour les seuls membres du bureau et encadrants qui se connectent à l'espace de gestion ;
le brouillon du formulaire d'inscription — enregistré dans votre seul navigateur (stockage local) pour que vous ne perdiez pas votre saisie ; il peut contenir les informations de santé saisies, n'est jamais envoyé ailleurs et s'efface dès que le dossier est envoyé. Sur un ordinateur partagé, pensez à terminer votre inscription ou à effacer les données du site.
Les liens vers des sites extérieurs (HelloAsso, Facebook, Instagram, Google Maps, Google Agenda, Google Forms) vous font quitter notre site : ces sites appliquent leurs propres règles et peuvent déposer leurs propres cookies.
9. Comment protégeons-nous vos données ?
Connexion chiffrée (HTTPS) sur tout le site ;
Hébergement en France chez OVH, sauvegarde quotidienne de la base de données ;
Accès par comptes individuels, avec des droits limités selon le rôle (bureau, encadrants) ; les informations de santé sont réservées au bureau ;
Mots de passe protégés par hachage (Argon2id), limitation des tentatives de connexion ;
Journalisation des actions sensibles, dont chaque consultation d’un certificat médical ;
Paiements traités par HelloAsso : l'ASCCO ne voit ni ne conserve vos données bancaires.
10. Vos droits
Vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données :
Accès : savoir quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
Effacement : demander la suppression de vos données, sauf celles que la loi nous oblige à conserver (factures) ;
Limitation : demander la suspension temporaire d’un traitement ;
Portabilité : recevoir vos données dans un format réutilisable ;
Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, par exemple aux rappels de renouvellement ;
Retrait du consentement : santé, droit à l’image, vitrine des partenaires.
Depuis votre espace adhérent, vous pouvez déjà modifier votre profil, vos adresses e-mail et votre mot de passe, télécharger une copie des données de votre compte et supprimer votre compte. Pour tout le reste — copie complète de vos dossiers, correction d'une inscription, suppression de vos données d'inscription ou de santé —, écrivez-nous.
Pour exercer vos droits, écrivez à contact@association-ascco.com en précisant votre demande. Nous vous répondons dans un délai d’un mois au plus.
Pour protéger vos données, nous pourrons vous demander de justifier de votre identité avant de répondre à une demande sensible.
11. Réclamation
Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) :
Adresse
CNIL — 3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07
Cette politique évolue avec le site et la réglementation. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous ; en cas de changement important, nous en informerons les adhérents.
